Jednym z coraz częściej przekazywanych przez naszych Klientów zapytań z zakresu zwalczania nieuczciwej konkurencji jest zagadnienie tajemnicy przedsiębiorstwa, a konkretnie pytanie o to, w jaki sposób chronić tajemnicę przedsiębiorstwa. Pojęcie tajemnicy przedsiębiorstwa zostało już szeroko omówione w innym artykule na blogu Kancelarii pt. „Tajemnica przedsiębiorstwa”. Stąd też, w niniejszym wpisie skoncentruję się przede wszystkim na opisie środków (metod) niezbędnych do podjęcia w celu ochrony określonych informacji jako tajemnicy przedsiębiorstwa.
Spis treści
Co to jest tajemnica przedsiębiorstwa?
Tajemnica przedsiębiorstwa to zbiór informacji posiadających chociażby minimalną wartość gospodarczą, dotyczących przedsiębiorstwa (w szczególności jego organizacji oraz działalności), które spełniają kryterium poufności oraz co do których przedsiębiorca podjął już na etapie ich wytworzenia działania w celu zachowania ich w poufności.
Legalna definicja tajemnicy przedsiębiorstwa została zawarta w art. 11 ust. 2 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji z dnia 16 kwietnia 1993 r. („u.z.n.k.”) w myśl którego:
„Przez tajemnicę przedsiębiorstwa rozumie się informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą, które jako całość lub w szczególnym zestawieniu i zbiorze ich elementów nie są powszechnie znane osobom zwykle zajmującym się tym rodzajem informacji albo nie są łatwo dostępne dla takich osób, o ile uprawniony do korzystania z informacji lub rozporządzania nimi podjął, przy zachowaniu należytej staranności, działania w celu utrzymania ich w poufności.”
Tym samym, aby określona informacja mogła zostać uznana za tajemnicę przedsiębiorstwa, musi, najogólniej rzecz ujmując, spełniać 3 przesłanki:
- poufności,
- podjęcia w odniesieniu do niej działań zmierzających do zachowania w poufności
- posiadania co najmniej minimalnej wartości gospodarczej dla konkretnego przedsiębiorstwa
Co obejmuje tajemnica przedsiębiorstwa?
Jak wskazano wyżej, tajemnica przedsiębiorstwa obejmuje informacje spełniające przesłanki określone w art. 11 ust. 2 u.z.n.k. Należy podkreślić, że ustawodawca nie wprowadził nigdzie zamkniętego katalogu informacji, które mogą zostać zakwalifikowane jako tajemnica przedsiębiorstwa. Przeciwnie, przez użycie sformułowania „lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą”nie może budzić żadnych wątpliwości konstatacja, że katalog informacji mogących podlegać ochronie jako tajemnica przedsiębiorstwa ma charakter otwarty.
Oznacza to, że każda informacja, która łącznie spełnia trzy przesłanki wymienione przez ustawodawcę w art. 11 ust. 2 u.z.n.k., tj. wartości gospodarczej, poufności oraz podjęcia przez przedsiębiorcę działań w celu zachowania informacji w poufności, stanowi tajemnicę przedsiębiorstwa.
Warto oczywiście zauważyć, że legislator sam wskazał przykłady informacji, które mogą (ale nie muszą, jeżeli nie spełniają łącznie wszystkich warunków) stanowić tajemnicę przedsiębiorstwa, a mianowicie są to informacje techniczne, technologiczne oraz organizacyjne.
W orzecznictwie wyjaśniono znaczenie terminów „techniczne” i „technologiczne” w następujący sposób:
„Informacja techniczna obejmuje całokształt wiadomości dotyczących urządzeń eksploatowanych przez przedsiębiorcę, związanych z cyklem produkcyjnym, natomiast informacja ma charakter technologiczny, kiedy dotyczy sposobów wytwarzania formuł chemicznych, wzorów i metod działania”(vide Wyrok WSA w Warszawie z dnia 15.3.2012 r., sygn. akt II SA/WA 128/12, SIP Legalis)
Tajemnica przedsiębiorca obejmuje w praktyce najczęściej następujące przykłady informacji technicznych/technologicznych:
- schemat procesu produkcyjnego towarów wytwarzanych w przedsiębiorstwie
- skład chemiczny produktu
- analizy ekspertów dotyczące występowania złóż na terenach wykorzystywanych przez firmę
- projekty racjonalizatorskie
- niechronione jeszcze prawami wyłącznymi wynalazki czy wzory użytkowe
Z kolei przez informacje organizacyjne należy rozumieć takie informacje, które dotycząc struktury (organizacji) danego przedsiębiorstwa (ergo jego sposobu działania). W praktyce wymienia się najczęściej następujące przykłady informacji organizacyjnych stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa:
- struktura przepływu dokumentów
- struktura stanowiskowa przedsiębiorstwa
- sposób kalkulacji i ustalania cen
- sposób dystrybucji towarów
- kwota rezerwy finansowej na konkretny rok
- zestawienie obrazujące wielkość produkcji i sprzedaży
Co nie jest tajemnicą przedsiębiorstwa?
Tajemnicą przedsiębiorstwa nie jest informacja, która nie spełnia łącznie wszystkich przesłanek zawartych w art. 11 ust. 2 u.z.n.k.
Przykładowo, jeżeli dana informacja wprawdzie posiada bardzo istotną wartość gospodarczą dla danego przedsiębiorstwa (np. dotyczy składników oraz ich proporcji używanych do produkcji sztandarowego towaru przedsiębiorstwa), nie jest powszechnie znana (nawet specjalistom z danej dziedziny), to jeżeli przedsiębiorca nie podjął żadnych działań w celu zachowania konkretnej informacji w poufności, to i tak nie będzie ona podlegała ochronie jako tajemnica przedsiębiorstwa na gruncie ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji.
Podsumowując, aby informacja mogła podlegać ochronie na gruncie art. 11 ust. 2 u.z.n.k., to muszą łącznie zostać spełnione wszystkie przesłanki wymienione w tym przepisie. Jak trafnie zauważono w tym kontekście w orzecznictwie:
„Aby wykazać skuteczność zastrzeżenia informacji, wykonawca zobowiązany jest wykazać łączne wystąpienie następujących przesłanek definicji legalnej tajemnicy przedsiębiorstwa, o których mowa w przepisie art. 11 ust. 4 ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji tj. powinien wykazać, że: informacja ma charakter techniczny, technologiczny, organizacyjny przedsiębiorstwa lub inny posiadający wartość gospodarczą, informacja nie została ujawniona do wiadomości publicznej, podjęto w stosunku do niej niezbędne działania w celu zachowania poufność.” (vide Wyrok KIO z dnia 13.3.2017 r., sygn. akt KIO 385/17, SIP Legalis).
Jak długo trwa tajemnica przedsiębiorstwa?
Przepisy ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji aktualnie nie regulują wprost czasu trwania tajemnicy przedsiębiorstwa. Do czasu wejścia w życie ustawy z 5 lipca 2018 r. o zmianie ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji oraz niektórych innych ustaw, której celem była transpozycja do polskiego porządku prawnego dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/943 z 8.6.2016 r. w sprawie ochrony niejawnego know-how i niejawnych informacji handlowych (tajemnic przedsiębiorstwa) przed ich bezprawnym pozyskiwaniem, wykorzystywaniem i ujawnianiem [Dz.Urz. L Nr 157 z 15.6.2016 r., s. 1.], tj. do dnia 4 września 2018 r., przepisy regulowały czas trwania tajemnicy przedsiębiorstwa w przypadku stosunków pracowniczych. Art. 11 ust. 2 w starym brzmieniu wskazywał, że przepis ust. 1 (definiujący czy nieuczciwej konkurencji naruszenia tajemnicy przedsiębiorstwa – przypis własny) stosuje się również do osoby, która świadczyła pracę na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego – przez okres trzech lat od jego ustania, chyba że umowa stanowi inaczej albo ustał stan tajemnicy.
Obecnie, po nowelizacji z 2018 r., żaden przepis ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji nie wprowadza ograniczenia czasowego dla ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa (kwestia przedawnienia roszczeń wynikających z naruszenia tajemnicy przedsiębiorstwa to oczywiście zupełnie odrębna kwestia), co nasuwałoby wniosek, że tajemnica przedsiębiorstwa podlega ochronie bezterminowej.
W praktyce jednak ochrona informacji stanowiących desygnat tajemnicy przedsiębiorstwa nie jest bezterminowa, albowiem wyznacza ją istnienie (a właściwie ustanie) stanu tajemnicy określonych informacji. W momencie bowiem, gdy konkretna informacja przestaje być poufna, to traci ona jednocześnie walor informacji podlegającej ochronie jako tajemnica przedsiębiorstwa. Co istotne, bez znaczenia jest tutaj okoliczność, czy do ujawnienia informacji dochodzi w sposób zgodny z prawem (np. na skutek ujawnienia przez samego uprawnionego przedsiębiorcę na stronie internetowej firmy), czy też na skutek działań bezprawnych, np. na skutek ujawnienia informacji na wykładzie publicznym przez byłego pracownika.
Jak zastrzec tajemnicę przedsiębiorstwa?
Przedsiębiorca może zastrzec tajemnicę przedsiębiorstwa w ten sposób, że zadba o spełnienie przez konkretną informację posiadającą wartość gospodarczą pozostałych dwóch przesłanek, czyli poufności oraz podjęcia działań w celu zachowania informacji w poufności.
Tym samym, należy wyraźnie podkreślić, że nie jest możliwe zastrzeżenie tajemnicy przedsiębiorstwa przez uzyskanie decyzji organu administracji publicznej (np. Urzędu Patentowego RP) czy też przez złożenie jakiegoś pisemnego „oświadczenia” przez konkretnego przedsiębiorcę. Znaczenie posiada bowiem wyłącznie to, czy w odniesieniu do danej informacji zostały łącznie spełnione wszystkie przesłanki wyrażone w art. 11 ust. 2 u.z.n.k., tj.:
- posiadanie przez informację przynajmniej minimalnej wartości gospodarczej, oraz
- poufność, oraz
- podjęcie działań w celu zachowania informacji w poufności
a. wartość gospodarcza informacji
Odnośnie przesłanki wartości gospodarczej informacji, trzeba zauważyć, że zgodnie z orzecznictwem informacja posiada wartość gospodarczą wtedy, gdy powzięta przez innego przedsiębiorcę pozwala temu przedsiębiorcy zaoszczędzić wydatków lub też gdy pozwala mu przynieść dodatkowe przychody. Jak zauważyła KIO w jednym z wyroków:
„Informacje, aby mogły zostać uznane za tajemnicę przedsiębiorstwa muszą mieć wartość gospodarczą, tj. powzięcie tych informacji pozwoli innemu przedsiębiorcy zaoszczędzić wydatki lub zwiększyć zyski. Twierdzenie odwołującego o zagrożeniu przejęcia personelu przez konkurencję i związanym z tym ryzyku powinna zostać przez odwołującego przynajmniej uprawdopodobniona.” (vide wyrok KIO z dnia 10.12.2019 r., sygn. akt KIO 2376/19, SIP Legalis).
Jak zatem widać, przedsiębiorca nie posiada w istocie wpływu na to, czy jest spełniona przesłanka wartości gospodarczej informacji, ponieważ jeżeli konkretna informacja jej nie posiada niejako ex definitone, to bez znaczenia są jakiekolwiek działania, które podejmowałby ewentualnie zainteresowany przedsiębiorca.
b. poufność
Inaczej rzecz się ma z pozostałymi przesłankami ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa. Nie może bowiem budzić wątpliwości stwierdzenie, że przedsiębiorca posiada istotny wpływ na to, czy konkretna informacja jest poufna oraz na to, czy spełniona jest przesłanka podjęcie działań w celu zachowania informacji w poufności, przy czym poufność stanowi w istocie efekt podjęcia stosownych działań zmierzających do zapewnienia pozostania informacji w poufności.
Należy przy tym zaznaczyć, że w zakresie przesłanki poufności oczywiście nie wszystko zależy od zainteresowanego przedsiębiorcy. Stan tajemnicy danej informacji może przecież ustać wbrew woli konkretnego przedsiębiorcy (np. na skutek złamania przez pracownika klauzuli poufności) oraz całkowicie niezależnie od niego gdy np. konkurencyjny przedsiębiorca wytworzy samodzielnie określoną informację (np. odkryje nowy sposób zastosowania wytwarzanych przez siebie produktów).
Co istotne, na gruncie aktualnego brzmienia art. 11 ust. 2 u.z.n.k. bezspornym jest, że dla utraty przez określone dane statusu poufności wystarczającym jest, aby o tych danych dowiedział się tylko ekspert z danej wąskiej dziedziny nauki. W znowelizowanym art. 11 ust. 2 u.z.n.k. jest mowa bowiem o informacjach, „które nie są powszechnie znane osobom zwykle zajmującym się tym rodzajem informacji albo nie są łatwo dostępne dla takich osób”.
c. podjęcie działań w celu zachowania informacji w poufności
Z perspektywy możliwości „zastrzeżenia” tajemnicy przedsiębiorstwa kluczowe znaczenie posiada ostatnia z przesłanek, tj. podjęcie w odniesieniu do konkretnych informacji „przy zachowaniu należytej staranności, działania w celu utrzymania ich w poufności.”.
Jeżeli zatem można w ogóle mówić na gruncie ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji o zastrzeganiu tajemnicy przedsiębiorstwa, to powinno się pod tym pojęciem rozumieć właśnie podejmowanie przez przedsiębiorcę takich działań, które zmierzają do zachowania stanu tajemnicy (poufności) określonych informacji.
Należy zaznaczyć, że wszelkie działania, realizują omawianą przesłankę, powinny przez konkretną firmę zostać podjęte już na samym początku, tj. na etapie generowania (wytwarzania określonych informacji). Jak wskazuje się w orzecznictwie:
„Działania zmierzające do zachowania określonych informacji w tajemnicy powinny zostać podjęte na etapie ich wygenerowania, a nie w dowolnym momencie już po tym, jak informacja została wytworzona i mogła trafić do nieokreślonego grona odbiorców. Za nieracjonalne należałoby uznać działanie przedsiębiorcy, polegające na utajnieniu informacji, od których wytworzenia upłynął pewien okres czasu, w którym z ich treścią mogła się zapoznać nieograniczona liczba osób. Takie działanie byłoby pozbawione jakiegokolwiek sensu. (vide Wyrok WSA w Szczecinie z dnia 11.1.2018 r., sygn. akt II SA/SZ 1271/17, SIP Legalis).
W związku z tym, że ustawodawca nie sprecyzował jakie działania realizują wymóg „działań zmierzających do zachowania poufności” należy uznać, że katalog działań ma charakter otwarty. Działania stanowiące zastrzeganie tajemnicy przedsiębiorstwa można dla pewnej przejrzystości podzielić na działania o charakterze czysto faktycznym oraz działania prawne, aczkolwiek, nie chcąc wchodzić w głębokie rozważania teoretyczne, podział ten nie jest oczywiście ostry i wyczerpujący.
Pierwsza grupa obejmuje wszelkie dziania, które z jednej strony manifestują wolę przedsiębiorcy w postaci chęci zachowania w tajemnicy określonych informacji, a z drugiej strony w sposób faktyczny (rzeczywisty) ograniczają dostęp do konkretnych informacji. W praktyce najczęściej wymienia się w tym kontekście następujące działania: ograniczenie dostępu do pomieszczenia gdzie toczą się negocjacje lub odbywają się eksperymenty, monitoring wejścia do pomieszczeń, inne zabezpieczenia techniczne, np. weryfikator linii papilarnych lub konieczność okazania specjalnej przepustki przed wejściem do pomieszczenia, gdzie znajdują się informacje mające stanowić tajemnicę przedsiębiorstwa.
Z kolei do działań o charakterze prawnym zaliczyć można takie działania, których elementem jest najczęściej oświadczenie woli przedsiębiorcy (występującego zazwyczaj jako pracodawca czy zleceniodawca) zmierzające do nałożenia na inny podmiot (np. pracownika, kontrahenta) obowiązku zachowania określonych informacji w poufności. Tytułem przykładu, są to następujące działania: umowa o zachowanie poufności (NDA), klauzula poufności w umowie o pracę, polityka ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa w firmie lub inne wewnątrzzakładowe regulacje etc.
Jak zauważa się w literaturze prawniczej w kontekście omawianego zagadnienia:
„W świetle powyższych uwag szczególnego znaczenia nabierają zobowiązania umowne do zachowania poufności, które przedsiębiorcy uda się uzyskać od kontrahentów oraz pracowników. Zawarcie takich umów jest konieczne nie tylko w celu wykazania przesłanki podjęcia rozsądnych starań dla zachowania poufności informacji (zob. uw. powyżej, Nb 10), ale również dla ułatwienia czy wręcz umożliwienia dochodzenia ochrony.”(vide S. Sołtysiński, Sz. Gogulski, w J. Szwaja red., Ustawa o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. Komentarz, Warszawa 2019 r., NB. III.3.)
Trzeba wreszcie wskazać, że oceny spełnienia przesłanki podjęcia działań w celu zachowania w poufności należy dokonywać przez pryzmat przedsiębiorcy, który jest zainteresowany w objęciu określonych informacji ochroną. Oznacza to, że im większe możliwości finansowe, organizacyjne i strukturalne posiada dane przedsiębiorstwo, tym więcej można od niego wymagać w kontekście weryfikacji przesłanki podjęcia określonych działań w celu zachowania informacji w poufności. Dla uznania, że przedsiębiorca dochował należytej staranności, nie można bowiem jednakowej miary przykładać do małej jednoosobowej działalności gospodarczej (w której zatrudnione są np. 2 osoby) i do wielkiej spółki akcyjnej, mającej miliony złotych obrotu i zatrudniającej kilka osób.
Podsumowując, weryfikacja tego, czy przedsiębiorca zastrzegł skutecznie określone informacje w poufności (a precyzyjniej rzecz ujmując czy spełnił on przesłankę podjęcia działań w celu zachowania określonych informacji w poufności) należy brać pod wagę:
- czy przedsiębiorca podjął działania na etapie generowania informacji
- czy i jakie działania prawne lub faktyczne podjął w celu zamanifestowania woli zachowania informacji w poufności
- możliwości finansowe i organizacyjne przedsiębiorstwa – dla większych i bogatszych przedsiębiorców miernik należytej staranności jest bowiem bardziej surowy (wymagający)
Polityka ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa
W praktyce dobrym sposobem na ochronę tajemnicy przedsiębiorstwa jest wprowadzenie w przedsiębiorstwie regulaminu wewnętrznych procedur określanych jako Polityka ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa. Wskazana Polityka ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa to zatem jeden z częstszych tytułów dokumentu wewnętrznego przedsiębiorstwa, który jest wprowadzany przed przedsiębiorcę, który w ten sposób realizuje przesłankę podjęcia działań w celu zachowania informacji w poufności. W związku z tym, że dokument ten nie jest nigdzie uregulowany wprost w przepisach powszechnie obowiązującego prawa, może on nosić w zasadzie dowolną nazwę, a przedsiębiorca ma tutaj pełną swobodę.
Polityka ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa jest inaczej mówiąc rodzajem regulaminu wewnętrznego przedsiębiorca, którego przedmiotem jest uregulowanie zasad ochrony informacji, które przedsiębiorca chce ochronić jako poufne i stanowiące element jego tajemnicy przedsiębiorstwa. Jak zostało to wskazane powyżej, podjęcie działań w celu zachowania informacji w poufności jest jedną z przesłanek koniecznych do możliwości zakwalifikowania danej informacji w poufności, a działania o charakterze prawnym stanowią w praktyce podstawowy przykład takich działań.
Konsekwentnie, wprowadzenie w przedsiębiorstwie regulaminu wewnętrznego takiego jak właśnie Polityka ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa, którego celem jest uregulowanie zakresu chronionych informacji, metod ochrony, sposobów zabezpieczenia chronionych informacji etc. jest działaniem szczególnie pożądanym w każdym przedsiębiorstwie, które pragnie chronić swój dorobek w postaci tajemnicy przedsiębiorstwa. Polityka ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa realizuje zatem przede wszystkim następujące cele:
- stanowi przykład „działania zmierzającego do zachowania informacji w poufności” dzięki czemu przedsiębiorca może wykazać w razie sporu realizację przesłanki z art. 11 ust. 2 u.z.n.k.
- wprowadza w przedsiębiorstwie reguły postępowania z informacjami mającymi stanowić tajemnicę przedsiębiorstwa, dzięki czemu osoby zatrudnione w przedsiębiorstwie powinny postępować w sposób, który uniemożliwi ujawnienie danej informacji
Czy warto chronić tajemnicę przedsiębiorstwa?
Tajemnicę przedsiębiorstwa niewątpliwie warto chronić. W dobie bardzo dużej rywalizacji i konkurencji na rynku, informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa mogą stanowić kluczowy czynnik umożliwiający zgodne z prawem pokonanie konkurentów dzięki np. zaoszczędzeniu wydatków wynikających z wiedzy stanowiącej tajemnicę przedsiębiorstwa.
Dodatkowo, całkowicie nieracjonalne byłoby zaniechanie możliwości prawnej ochrony informacji, których wytworzenie (uzyskanie) wymaga w praktyce znacznych nakładów czasowych, osobowych oraz finansowych. Tajemnica przedsiębiorstwa działa w tym zakresie podobnie jak np. prawo z patentu czy majątkowe prawo autorskie, które również służą między innymi temu, aby chronić inwestycję poniesioną przez przedsiębiorcę, pozwalając oczywiście jednocześnie na czerpanie ekonomicznej korzyści z dokonanej inwestycji.
Mając na uwadze powyższe, należy rekomendować każdemu poważnemu przedsiębiorcy podjęcie działań, które pozwolą na „zastrzeżenie” tajemnicy jego przedsiębiorstwa. Warto w tym celu oczywiście skorzystać z pomocy specjalisty w danej dziedzinie, a w szczególności adwokata czy radcy prawnego.